اطلاعات بيشتر
۰۹ آذر ۱۳۹۴، ۰۴:۰۱ ب.ظ
آقایان و خانم شهلا طالاری – فرهاد خیرالهی – محمد الوندی
مقدمه :
حسابداران حرفه ایIFACدر کمیته کارو تجارت ((PAIB، برای سرویس دهی به حسابداران بخش دولتی در حوزه گزارش دهی، اندازه گیری عملکرد مالی و غیرمالی اطلاعات لازم را کسب می کنند .هدف از این تحقیق شناسایی شباهت ها و تفاوت های نهادهای دولتی است که به دنبال نقاط ضعف و قوت ساختار اندازه گیری عملکرد، بهینه سازی ارزیابی ، کنترل ، گزارش عملکرد مالی و غیرمالی در سازمانهای دولتی است که نتایج این تحقیق به کمیته PAIBکمک شایانی خواهد نمود .
نهادها و سازمان های بخش دولتی:
نهادها و سازمان های بخش دولتی ، اشکال و فرم های مختلفی دارند که در کشورهای گوناگون، تفاوت های مهمی دارند. هزینه و پول خدمات ارئه شده توسط سازمانی که توسط مردم و دولت تعیین شده تهیه می شود. در بعضی کشورها دامنه فعالیت سازمانی که با بودجه کار می کند ، گسترده تر است.
اندازه گیری عملکرد بخش دولتی:
از دیدگاه جهانی، اطلاعات چندانی درمورد روش هایی که امروزه نهادهای دولتی برای اندازه گیری عملکرد و گزارش دهی به کار می برند، وجود ندارد که این تحقیق در تلاش است این شکاف را پر کند که برای این امر از منابع ملی و بین المللی استفاده خواهد نمود .
بخش دولتی در مقابل بخش خصوصی :
به طور کلی، در بخش دولتی انگیزه سود بردن وجود ندارد یا ضعیف است و بیشتر هزینه های دولتی به صورت مجزا از درآمد، مدیریت می شود و ارزیابی پیامدهای اجرای یک سیاست آسان نیست و ارائه خدمت عمدتا ازدیدگاه یک سهامدار دولتی بررسی می شود و سرمایه گذاری عمدتاً به وسیله منابع دولتی انجام می شود .
اندازه گیری عملکرد :
در این بررسی ، از اصطلاح اندازه گیری عملکرد برای نشان دادن روشی که نهادهای بخش دولتی به کمک آن اهداف مالی وغیرمالی خود را تعیین می کنند و نتایج را گزارش می دهند، استفاده می کنیم. اخیرا در تحقیقی که CIPFA از اعضای IFAC انجام داده اهمیت مدیریت مالی به طور کلی و ارزیابی عملکرد به طور خاص مشخص شده است . زیرا بهبود مدیریت مالی باعث بهبود عملکرد بخش دولتی است. مهم ترین علت بهبود سطح مدیریت مالی ، تعیین اهداف مشخص و واضح برای عملکردها است . بزرگترین چالش آینده، یکپارچه کردن اطلاعات مربوط به عملکرد و مدیریت مالی برای ارائه یک گزارش کامل و معنادار از کار مدیریت به مدیران وهیات مدیره است . ساختار ارزیابی عملکرد در سازمان ها، نماینده آنها در بخش دولتی است.
حسابداران حرفه ای ( شاغل در بخش خصوصی ):
در تالیف و آثار منتشر شده IFAC ، از اصطلاح حسابدارحرفه ای خصوصی و انتفاعی (PAIB) که در بخش های بازرگانی ، صنعتی ، بخش دولتی ، آموزش و بخش غیر انتفاعی کار می کنند، استفاده می شود .
حیطه کار حسابداران حرفه ای PAIB شامل موارد زیر است :
1)تولید ارزش از طریق استفاده موثر از منابع
2) ارائه، تحلیل و تفسیر اطلاعات برای مدیریت جهت تعیین استراتژی ، برنامه ریزی و تصمیم گیری و کنترل
3) ارزیابی عملکرد ، ثبت معاملات و گزارش نتایج هیات مدیره
4)تعیین هزینه ها و حفظ کنترل مالی از طریق به کار بردن تکنیک های حسابداری هزینه، بودجه بندی و پیش بینی
5)کاهش دادن ضایعات وتلفات فرایندهای کاری به وسیله تحلیل فرایند و مدیریت هزینه ها
6)مدیریت خطر و تضمین کار و کنترل اوضاع داخلی .
یک موضوع اصلی در تحقیقCIPFAدر سال 2008 ، نقش متغیر حسابداران حرفه ای در سرویس های دولتی است. حوزه مسئولیت کنترل مالی در بسیاری از موارد توسعه یافته و حوزه های مختلفی مثل مایملک و تامین و خرید ، مدیریت خطر و منابع انسانی را هم در بر می گیرد .بنابراین استخدام حسابدارن ضرورتی قانونی محسوب می شود.
ساختار تحقیق حاضر:
این گزارش ، بخش های مختلفی در مورد ساختار عملکرد مالی و ارزیابی عملکرد غیر مالی وارد که در مورد هر یک پرسش هایی مطرح شده که موارد زیر را پوشش می دهند:
- تعیین و تدوین اهداف عملکرد
- نمایش و اثبات پاسخ گویی و احساس مسئولیت
- رضایت از ساختارهای ارزیابی عملکرد
- نقاط ضعف و قوت و پیشنهاد و انتقاد برای بهبود ساختار
در بخش عملکرد مالی ،نحوه استفاده از حسابداری تعهدی و نقدینگی هم بررسی می شود. اگرچه برای بیشتر سازمان های دولتی ،انگیزه سود بردن چندان وجود ندارد اما عملکرد مالی خوب و منطقی برای ادامه خدمات رسانی و نشان دادن نحوه صحیح خرج بودجه تعیین شده که از مالیات یا هزینه های خدمات دولتی جمع آوری شده ، لازم و ضروری است.
ساختارهای عملکرد مالی بر اساس عملکرد روز به روز باید نشان دهند که سازمان دولتی میتوانند به تعهدات مالی خود عمل کند. در استرالیا ، کانادا ، هلند و بریتانیا ، اهداف عملکرد مالی غالبا در خارج از سازمان و توسط یک هیات قانون گذار ( مثل مجلس یا کنگره ) یا یک مرجع دولتی ( مثل یکی از وزات های دولتی ) تعیین می شود . در پاکستان ، امریکا و در کشورهای دیگر ، اهداف عملکرد مالی غالبا به وسیله هیات رئیسه یا هیات مدیره خود سازمان دولتی تعیین می شود . در بعضی از بخش های COFOG مثل بخش اموزش یا محیط زیست ، هیات رئیسه یا مدیره خود سازمان ، اهداف را تعیین می کند . در بخش های دیگر ، آنها عمدتا از بیرون سازمان تعیین می شود.
KPI یا شاخص های ویژه اندازه گیری عملکرد مالی :
اهداف عملکرد مالی به وسیله شاخص های ویژه ارزیابی یا KPI ها، حمایت می شوند .البته این مورد در کشورها و بخش های مختلف با هم تفاوتهایی دارد. در این تحقیق دریافتیم که پاسخ دهنده ها از سازمانهای دولتی که شاخص های خاص ارزیابی یا KPI در آنها تعیین شده ، بیشتر از ساختارهای ارزیابی عملکرد خود رضایت دارند .در کانادا ، هلند و بریتانیا ، غالبا شاخص های ویژه ارزیابی در خارج از سازمان توسط یک مرجع قانونگذار یا یک مرجع دولتی یا وزارت دولتی تعیین می شود .در پاکستان و استرالیا و امریکا و در کشورهای دیگر ، شاخص های ویژه ارزیابی یا KIP غالبا به وسیله خود هیات رئیسه یا مدره سازمان تعیین می شود.
حسابداری تعهدی / پول نقد:
تا چند سال قبل ، سازمان های دولتی از روش نقدی به عنوان پایه حسابداری استفاده می کردند که معاملات فقط زمانی معنا داشت که تبادل پول صورت می گرفت . با این حال بعد از گفتگوی بسیار در مورد مزایا و صرفه جویی هزینه های مربوط به جابجایی پول نقد ، حسابداری تعهدی رایج شد که حوادث اقتصادی را صرف نظر از زمان تبادل پول ، به رسمیت می شناسد .
گزارشگری مالی :
حسابداری تعهدی در ارائه گزارش مالی بسیار پذیرفته شده و امروزه مبنای اصلی فرایند گزارش مالی سازمانهای دولتی به حساب می آید. در همه بخش های COFOG ، حتی انهایی که عمدتا از پول نقد برای بودجه بندی و تخصیص اعتبار استفاده می کنند ،حسابداری تعهدی به طور گسترده در گزارش مالی استفاده می شود.به عبارت دیگر ،تعداد قابل توجهی از سازمانهای بخش دولتی از ترکیب پول و تعهد برای فازهای مختلف سیکل حسابداری خود استفاده می کنند . می توان فرض کرد که این سازمانهای در حال تکامل از یک سیستم پول محور به سوی یک سیستم تعهد محور ، هستند.
رضایت بیشتر با حسابداری تعهدی :
پاسخ دهندگان سازمان های دولتی که از حسابداری تعهدی برای بودجه بندی ، تخصیص اعتبار و یا گزارش اخبار مالی خود استفاده می کنند ،عموما از ساختارهای ارزیابی عملکرد خود رضایت بیشتری نسبت به کسانی که از سیستم پول محور استفاده می کنند، دارند. می توان دلیل این موضوع را این گونه بیان کرد که حسابداری تعهدی ،مرحله بعدی حسابداری است که اجرای آن دشوارتر است اما اطلاعات بهتری ارائه داده و در نهایت رضایت بیشتری با خود می آورد.
حسابداری یا ذیحسابی مالی :
حسابداری برای همه سازمانها و به ویژه سازمان های دولتی که بودجه آنها به وسیله پول مردم تامین می شود و وظیفه مراقبت از تمام جامعه را دارند ،اهمیت دارد.گزارشگری های سالانه ، مهمترین ابزار نشان دادن حسابداری در همه بخش های COFOG است. روش های دیگر نمایش دادن حسابداری مالی ،عمدتا ترکیبی از پاسخ گویی های مختلف مثل گزارش دادن به مجلس ،انتشار گزارشهای ممیزی و مقاله های مطبوعاتی است .
بازبینی مجدد و بررسی گزارش مالی توسط مرجع مستقل:
- در اکثر پاسخ ها ،اشکال و اعدادی که در گزارش عملکرد مالی استفاده می شوند، توسط یک مرجع مستقل خارج از سازمان ، مرور می شود که سبب افزایش رضایت می شود . اگر اهداف عملکرد مالی برای سازمان تعیین شود، رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد بیشتر است .
- اگر اهداف عملکرد مالی به وسیله شاخص های ارزیابی ویژه ، حمایت شود ، رضایت از ساختارها بیشتر است .
- اگر حسابداری تعهدی به جای حسابداری پول نقد محور ، مبنای اصلی گزارش مالی قرار گیرد ، رضایت بیشتری از ساختار ارزیابی عملکرد مالی وجود خواهد داشت.
- نهایتا اینکه ،اگر گزارش عملکرد مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی شود ،رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد مالی بیشتر است.
نتیجه کلی که می توان از این روابط مثبت گرفت این است که پاسخ دهنده ها از سازمانهای دولتی بیشتر رضایت دارند که از ساختارهای ارزیابی عملکرد مالی پیشرفته تر استفاده می کنند.
نقاط قوت ساختار اندازه گیری عملکرد مالی :
این ساختار در بهبود شفاف سازی ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و تخصص گرایی سهم بسزایی دارد.
اهداف مشخصی تعیین شده که عملکرد سازمان را نشان می دهند. که با معیارهای مورد نیاز هیات قانونگذار همخوانی دارد
این ساختارها به چرخش و گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک می کند.
آنها مدیریت خطر و کنترل داخلی سازمان را بهبود می دهند.
گزارش دوره ای را بهبود می دهند
تهیه و تولید اطلاعات در مورد سازمان را بهبود می دهدو عملکرد را به صورت درست ارزیابی می کنند.
نقاط ضعف ساختار ارزیابی عملکرد مالی :
- فقدان شفافیت ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و اسنجام و جامعیت و تخصص گرایی .
- فقط چند هدف محدود کوتاه مدت تعیین شده که عملکرد سازمان را نشان نمی دهند .
- سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی – انجام کار- بررسی و عمل ،انجام نمی شود .
- کنترل ضعیف داخلی .
- سیستم های ضعیف حسابداری مالی یا گزارش دهی .
- اطلاع رسانی یا ارتباطات ضعیف سازمان.
راهکارهایی برای رفع نقاط ضعف فوق الذکر :
- شفاف سازی ، پاسخگویی و یکپارچگی و تخصص گرایی باید افزایش یابد .
- اهداف بیشتر با چشم انداز طولانی تر تعیین شود که عملکرد واقعی سازمان را ارزیابی کند. کنترل بر اساس پیامدها در مدت زمان طولانی تر از یک سال انجام شود.
- سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی – انجام کار – بررسی – عمل در تمام سازمان اجرا شود .
- کنترلهای داخلی را بهبود دهند.
- بهبود سیستم های گزارش / حسابداری و پاسخگویی مالی .
- بهبود اطلاع رسانی و ارتباطات سازمان .
ساختارهای عملکرد غیر مالی
برای بیشتر سازمانهای دولتی ، سرویس دهی و ارائه خدمات غالبا از دیدگاه دولت انجام می شود . غالبا ترکیبی از پارامترهای مالی و غیر مالی ، بهترین معیار برای عملکرد کل است . اهداف عملکرد غیر مالی عمدتا به وسیله هیات مدیره خود سازمان دولتی تعیین می شود اما گاهی توسط یک هیات یا مرجع اجرایی ،یا مرجع دولتی و یا یک مرجع یا نماینده قانون گذار یا هیات های دیگر هم تعیین می شود. بیشتر بخش های COFOG ،ترکیب مشترکی از مراجع فوق را دارند. وقتی اهداف عملکرد غیرمالی توسط مرجعی خارج از سازمان تعیین شود غالبا تحمیلی به حساب می آیند یعنی بدون مشورت و مذاکره با افراد و پرسنل سازمان تعیین شده اند اما در غیر این صورت حتما با پرسنل سازمان مشورت می کنند .
خصوصیات اهداف عملکرد غیرمالی :
- خروجی ها ؛ مثلا حجم خدمات ارائه شده
- پیامدها؛ مثلا دستیابی به یک هدف استراتژیک
- فرایندها یا فعالیت ها ؛ مثلا بازدهی یا خروجی فرایند
- برنامه ها ؛ این مورد می تواند ترکیبی از سایر موارد باشد اما به اجرای سیاست یا سرمایه گذاری هم مرتبط است .
- ورودی ها ؛ مثلا منابع مصرف شده
ساختار سازمانی ؛ مثلا ایجاد یک نوع تغییر خاص در سازمان
بازبینی و بررسی عملکرد غیرمالی توسط یک مرجع مستقل :عملکرد غیرمالی اکثر سازمان های دولتی توسط یک مرجع مستقل بازبینی می شود . این درصد بازبینی در مورد عملکرد مالی سازمان خیلی کمتر از عملکرد غیرمالی است . بازبینی عملکرد غیرمالی عمدتا توسط حسابرسان دولت، فرد یا هیاتی که برای تنظیم ، کنترل و توسعه عملکرد در این بخش منصوب شده اند و یا حسابرسان خصوصی انجام می شود . در بیشتر سازمان های دولتی یک فرد یا یک گروه کار بازبینی و نظارت برعملکردهای مالی و غیرمالی را انجام می دهد ودر هر حالت بازبینی عملکرد غیرمالی توسط گروه های حرفه ای تر انجام می شود .
روابط و همبستگی فاکتورهای موثر در رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی
همبستگی های رضایت غیر مالی زیر بسیار جالب هستند که در بافت خاص خود بحث می شود:
- اگر اهداف عملکرد غیر مالی برای سازمان تعیین شود، رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد بیشتر است .
- اگر شاخص های ارزیابی ویژه عملکرد غیر مالی تعیین شود، رضایت از ساختارها بیشتر است .
- اگر گزارش عملکرد غیر مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی شود ،رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی بیشتر است.
نقاط قوت ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی :
- این ساختار در بهبود شفاف سازی ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و تخصص گرایی سهم بسزایی دارد.
- این ساختارها عملکرد سازمان را از دیدگاه وسیعتری نشان می دهند.
- این ساختارها به کامل شدن چرخش و گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک می کند.
- آنها در بهبود مدیریت خطر یا ریسک و کنترل داخلی نقش دارند.
- .آنها به بهبود سیستم های ارزیابی غیر مالی و گزارش دهی دوره ای کمک می کنند.
آنها در ارائه یک تصویر کامل از سازمان و عملیات آن کمک می کنند ، تصویری که درک و فهم آن ساده تر و آسان تر باشد. ساختارهای ارزیابی عملکرد غیر مالی ، سطح اطلاعات مدیران ا ارتقا داده و میزان سازگاری و هماهنگی و قابل قیاس بودن عملکرد با سایرین را افزایش می دهد.
نقاط ضعف سیستم ارزیابی عملکرد غیر مالی :
- فقدان شفاف سازی ، پاسخگویی ، یکپارچگی و جامعیت و تخصص گرایی .
- تعریف کردن معیارهای نامشخص و خیلی انتزاعی که به اهداف استراتزیک سازمان ربطی ندارند و عملکرد واقعی سازمان را نشان نمی دهند .
- این ساختارها به کامل شدن گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک نمی کنند.
- بازبینی توسط یک مرجع مستقل انجام نمی شود و کنترل داخلی ضعیف است.
پیشنهادات زیر را برای بهتر شدن ساختارهای ارزیابی عملکرد غیر مالی سازمان خود ارائه میدهند :
- افزایش دادن شفاف سازی ، پاسخگویی ، یکپارچگی و جامعیت و تخصص گرایی .
– تعریف کردن اهداف ویژه ، قابل ارزیابی ، قابل دستیابی ، مناسب با افق زمانی منطقی که کاملا به اهداف استراتژیک سازمان مرتبط هستند و بهتر عملکرد سازمان را نشان میدهند.
– اجازه دهیم شاخص های عملکرد مالی و غیر مالی ، هر دو به گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک کنند و آن را بهتر سازند چون این دو شاخص با هم ،فرصتهای خوبی برای تصمیم گیری ایجاد می کنند.
- بازبینی و بررسی نحوه اجرای برنامه ها توسط یک مرجع مستقل و بهبود سطح کنترل مدیریت در سازمان .
– بهبود ساختارها و سیستم هایی برای ارزیابی و گزارش بهتر بر اساس شاخص های عملکرد غیر مالی .
- بهبود قابلیت مقایسه عملکرد و یا الگوگیری از عملکرد گذشته و ارائه اطلاعات مناسب در مورد پیامدهای عملکرد غیر مالی.
مقایسه پاسخ های مربوط به ارزیابی عملکرد مالی و غیرمالی
بیشتر سازمان ها دارای اهداف خاصی برای عملکرد مالی و غیرمالی خود هستند با این حال اهداف عملکرد مالی بیشتر از اهداف غیرمالی توسط مراجع خارج سازمان تعیین می شود و اهداف غیرمالی غالبا توسط خود سازمان مشخص می شود . تقریبا در همه سازمان های دولتی عملکرد مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی می شد اما در درصد کمتری از آنها عملکرد غیرمالی توسط مرجع خارجی بازبینی می شود. در هر دو مورد بیشتر بازبینی ها توسط نمایندگان یا بازرسان دولت انجام می شود با این حال در مورد عملکرد مالی از بازرسان خصوصی هم استفاده می کنند.
نقطه نظر و دیدگاه کاربر:
- بخش خصوصی: سازمان دولتی باید یک رویکرد مشابه بخش خصوصی برای کار داشته باشد . سازمان دولتی باید تولید ارزش و پول کرده و بر ارتقای سطح ارزش ها تاکید کند.
- حسابداری تعهدی : هر چه مردم و افراد بهتر حسابداری تعهدی را بشناسند ، بهتر میتوانند عملکرد را تحلیل کنند.
- قیاس پذیری : از گزارشها و رویکردهای مشابه برای ازیابی عملکرد در کشورهای مختلف استفاده می شود ،اما ما به یک استاندارد بین المللی نیاز داریم و باید یک استاندارد مشترک در مورد نحوه اجرای ساختارهای ارزیابی عملکرد در بخش دولتی وجود داشته باشد.اگرچه رویکردها و نرم افزارهای متعددی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد ولی هر یک از آنها نقاط ضعف و قوت خود را دارند که IFACباید یک رویکرد ارزیابی استاندارد را معرفی کند.
- بازبینی و نظارت مستقلانه : IFACبه عنوان یک مرجع استاندارد و قانونی باید تحقیق مشابهی در زمینه میزان ضرروت وجود ناظران و بازرسان خارجی برای ارزیابی و ممیزی پیامدها و نتایج ارزیابی عملکرد و گزارش آن در بخش دولتی انجام دهد.
نتیجه گیری:
- حسابداران حرفه ای با ظرفیت های گوناگون در سازمانهای استخدام می شوند البته در بخش ممیزی داخلی و مشاوره در مورد تصمیم گیری یا تعیین استراتژی هم فعال هستند . حسابداران حرفه ای به پست های مدیریتی و ارشد هم منصوب می شوند.
- اهداف عملکرد مالی و غیر مالی به وسیله شاخص های ارزیابی ویژه عملکرد (KPI ) حمایت می شوند . پاسخ دهندگان سازمانهای دولت که اهداف و شاخص های ارزیابی عملکرد برای سازمان آنها تعیین شده ، بیشتر از ساختار ارزیابی عملکرد سازمان خود رضایت داشتند.
- استفاده از حسابداری تعهدی در سازمان ها دولتی کم کم رایج شده است و پاسخ دهنده ها از ساختار ارزیابی عملکرد سازمانهایی رضایت بیشتری داشتند که از حسابداری تعهدی به عنوان بیس بودجه بندی و تخصیص اعتبار و گزارش مالی خود استفاده می کند.
- گزارش های سالانه غالبا در ترکیب با سایر فرم های گزارش دهی ،مهمترین ابزار برای نشان دادن پاسخگویی و مسئولیت پذیری سازمان های دولتی از همه بخش ها و کشورهاست.
- در اکثر پاسخ ها، گزارشهای مربوط به عملکرد سازمان تحت بازبینی یک مرجع خارجی و مستقل قرار می گیرد .
- به طور کلی ، پاسخ دهنده ها از ساختارهای ارزیابی عملکرد کنونی سازمانها رضایت داشتند و به نظر می رسد بیشتر از سازمانهایی رضایت دارند که از ساختارهای پیشرفته تر استفاده می کنند.
- بیشتر پاسخ دهنده ها عنوان کردند که در بخشی که آنها فعالیت می کنند ،باید یک ساختار کنترل و ریسک فعال شود.
مقدمه :
حسابداران حرفه ایIFACدر کمیته کارو تجارت ((PAIB، برای سرویس دهی به حسابداران بخش دولتی در حوزه گزارش دهی، اندازه گیری عملکرد مالی و غیرمالی اطلاعات لازم را کسب می کنند .هدف از این تحقیق شناسایی شباهت ها و تفاوت های نهادهای دولتی است که به دنبال نقاط ضعف و قوت ساختار اندازه گیری عملکرد، بهینه سازی ارزیابی ، کنترل ، گزارش عملکرد مالی و غیرمالی در سازمانهای دولتی است که نتایج این تحقیق به کمیته PAIBکمک شایانی خواهد نمود .
نهادها و سازمان های بخش دولتی:
نهادها و سازمان های بخش دولتی ، اشکال و فرم های مختلفی دارند که در کشورهای گوناگون، تفاوت های مهمی دارند. هزینه و پول خدمات ارئه شده توسط سازمانی که توسط مردم و دولت تعیین شده تهیه می شود. در بعضی کشورها دامنه فعالیت سازمانی که با بودجه کار می کند ، گسترده تر است.
اندازه گیری عملکرد بخش دولتی:
از دیدگاه جهانی، اطلاعات چندانی درمورد روش هایی که امروزه نهادهای دولتی برای اندازه گیری عملکرد و گزارش دهی به کار می برند، وجود ندارد که این تحقیق در تلاش است این شکاف را پر کند که برای این امر از منابع ملی و بین المللی استفاده خواهد نمود .
بخش دولتی در مقابل بخش خصوصی :
به طور کلی، در بخش دولتی انگیزه سود بردن وجود ندارد یا ضعیف است و بیشتر هزینه های دولتی به صورت مجزا از درآمد، مدیریت می شود و ارزیابی پیامدهای اجرای یک سیاست آسان نیست و ارائه خدمت عمدتا ازدیدگاه یک سهامدار دولتی بررسی می شود و سرمایه گذاری عمدتاً به وسیله منابع دولتی انجام می شود .
اندازه گیری عملکرد :
در این بررسی ، از اصطلاح اندازه گیری عملکرد برای نشان دادن روشی که نهادهای بخش دولتی به کمک آن اهداف مالی وغیرمالی خود را تعیین می کنند و نتایج را گزارش می دهند، استفاده می کنیم. اخیرا در تحقیقی که CIPFA از اعضای IFAC انجام داده اهمیت مدیریت مالی به طور کلی و ارزیابی عملکرد به طور خاص مشخص شده است . زیرا بهبود مدیریت مالی باعث بهبود عملکرد بخش دولتی است. مهم ترین علت بهبود سطح مدیریت مالی ، تعیین اهداف مشخص و واضح برای عملکردها است . بزرگترین چالش آینده، یکپارچه کردن اطلاعات مربوط به عملکرد و مدیریت مالی برای ارائه یک گزارش کامل و معنادار از کار مدیریت به مدیران وهیات مدیره است . ساختار ارزیابی عملکرد در سازمان ها، نماینده آنها در بخش دولتی است.
حسابداران حرفه ای ( شاغل در بخش خصوصی ):
در تالیف و آثار منتشر شده IFAC ، از اصطلاح حسابدارحرفه ای خصوصی و انتفاعی (PAIB) که در بخش های بازرگانی ، صنعتی ، بخش دولتی ، آموزش و بخش غیر انتفاعی کار می کنند، استفاده می شود .
حیطه کار حسابداران حرفه ای PAIB شامل موارد زیر است :
1)تولید ارزش از طریق استفاده موثر از منابع
2) ارائه، تحلیل و تفسیر اطلاعات برای مدیریت جهت تعیین استراتژی ، برنامه ریزی و تصمیم گیری و کنترل
3) ارزیابی عملکرد ، ثبت معاملات و گزارش نتایج هیات مدیره
4)تعیین هزینه ها و حفظ کنترل مالی از طریق به کار بردن تکنیک های حسابداری هزینه، بودجه بندی و پیش بینی
5)کاهش دادن ضایعات وتلفات فرایندهای کاری به وسیله تحلیل فرایند و مدیریت هزینه ها
6)مدیریت خطر و تضمین کار و کنترل اوضاع داخلی .
یک موضوع اصلی در تحقیقCIPFAدر سال 2008 ، نقش متغیر حسابداران حرفه ای در سرویس های دولتی است. حوزه مسئولیت کنترل مالی در بسیاری از موارد توسعه یافته و حوزه های مختلفی مثل مایملک و تامین و خرید ، مدیریت خطر و منابع انسانی را هم در بر می گیرد .بنابراین استخدام حسابدارن ضرورتی قانونی محسوب می شود.
ساختار تحقیق حاضر:
این گزارش ، بخش های مختلفی در مورد ساختار عملکرد مالی و ارزیابی عملکرد غیر مالی وارد که در مورد هر یک پرسش هایی مطرح شده که موارد زیر را پوشش می دهند:
- تعیین و تدوین اهداف عملکرد
- نمایش و اثبات پاسخ گویی و احساس مسئولیت
- رضایت از ساختارهای ارزیابی عملکرد
- نقاط ضعف و قوت و پیشنهاد و انتقاد برای بهبود ساختار
در بخش عملکرد مالی ،نحوه استفاده از حسابداری تعهدی و نقدینگی هم بررسی می شود. اگرچه برای بیشتر سازمان های دولتی ،انگیزه سود بردن چندان وجود ندارد اما عملکرد مالی خوب و منطقی برای ادامه خدمات رسانی و نشان دادن نحوه صحیح خرج بودجه تعیین شده که از مالیات یا هزینه های خدمات دولتی جمع آوری شده ، لازم و ضروری است.
ساختارهای عملکرد مالی بر اساس عملکرد روز به روز باید نشان دهند که سازمان دولتی میتوانند به تعهدات مالی خود عمل کند. در استرالیا ، کانادا ، هلند و بریتانیا ، اهداف عملکرد مالی غالبا در خارج از سازمان و توسط یک هیات قانون گذار ( مثل مجلس یا کنگره ) یا یک مرجع دولتی ( مثل یکی از وزات های دولتی ) تعیین می شود . در پاکستان ، امریکا و در کشورهای دیگر ، اهداف عملکرد مالی غالبا به وسیله هیات رئیسه یا هیات مدیره خود سازمان دولتی تعیین می شود . در بعضی از بخش های COFOG مثل بخش اموزش یا محیط زیست ، هیات رئیسه یا مدیره خود سازمان ، اهداف را تعیین می کند . در بخش های دیگر ، آنها عمدتا از بیرون سازمان تعیین می شود.
KPI یا شاخص های ویژه اندازه گیری عملکرد مالی :
اهداف عملکرد مالی به وسیله شاخص های ویژه ارزیابی یا KPI ها، حمایت می شوند .البته این مورد در کشورها و بخش های مختلف با هم تفاوتهایی دارد. در این تحقیق دریافتیم که پاسخ دهنده ها از سازمانهای دولتی که شاخص های خاص ارزیابی یا KPI در آنها تعیین شده ، بیشتر از ساختارهای ارزیابی عملکرد خود رضایت دارند .در کانادا ، هلند و بریتانیا ، غالبا شاخص های ویژه ارزیابی در خارج از سازمان توسط یک مرجع قانونگذار یا یک مرجع دولتی یا وزارت دولتی تعیین می شود .در پاکستان و استرالیا و امریکا و در کشورهای دیگر ، شاخص های ویژه ارزیابی یا KIP غالبا به وسیله خود هیات رئیسه یا مدره سازمان تعیین می شود.
حسابداری تعهدی / پول نقد:
تا چند سال قبل ، سازمان های دولتی از روش نقدی به عنوان پایه حسابداری استفاده می کردند که معاملات فقط زمانی معنا داشت که تبادل پول صورت می گرفت . با این حال بعد از گفتگوی بسیار در مورد مزایا و صرفه جویی هزینه های مربوط به جابجایی پول نقد ، حسابداری تعهدی رایج شد که حوادث اقتصادی را صرف نظر از زمان تبادل پول ، به رسمیت می شناسد .
گزارشگری مالی :
حسابداری تعهدی در ارائه گزارش مالی بسیار پذیرفته شده و امروزه مبنای اصلی فرایند گزارش مالی سازمانهای دولتی به حساب می آید. در همه بخش های COFOG ، حتی انهایی که عمدتا از پول نقد برای بودجه بندی و تخصیص اعتبار استفاده می کنند ،حسابداری تعهدی به طور گسترده در گزارش مالی استفاده می شود.به عبارت دیگر ،تعداد قابل توجهی از سازمانهای بخش دولتی از ترکیب پول و تعهد برای فازهای مختلف سیکل حسابداری خود استفاده می کنند . می توان فرض کرد که این سازمانهای در حال تکامل از یک سیستم پول محور به سوی یک سیستم تعهد محور ، هستند.
رضایت بیشتر با حسابداری تعهدی :
پاسخ دهندگان سازمان های دولتی که از حسابداری تعهدی برای بودجه بندی ، تخصیص اعتبار و یا گزارش اخبار مالی خود استفاده می کنند ،عموما از ساختارهای ارزیابی عملکرد خود رضایت بیشتری نسبت به کسانی که از سیستم پول محور استفاده می کنند، دارند. می توان دلیل این موضوع را این گونه بیان کرد که حسابداری تعهدی ،مرحله بعدی حسابداری است که اجرای آن دشوارتر است اما اطلاعات بهتری ارائه داده و در نهایت رضایت بیشتری با خود می آورد.
حسابداری یا ذیحسابی مالی :
حسابداری برای همه سازمانها و به ویژه سازمان های دولتی که بودجه آنها به وسیله پول مردم تامین می شود و وظیفه مراقبت از تمام جامعه را دارند ،اهمیت دارد.گزارشگری های سالانه ، مهمترین ابزار نشان دادن حسابداری در همه بخش های COFOG است. روش های دیگر نمایش دادن حسابداری مالی ،عمدتا ترکیبی از پاسخ گویی های مختلف مثل گزارش دادن به مجلس ،انتشار گزارشهای ممیزی و مقاله های مطبوعاتی است .
بازبینی مجدد و بررسی گزارش مالی توسط مرجع مستقل:
- در اکثر پاسخ ها ،اشکال و اعدادی که در گزارش عملکرد مالی استفاده می شوند، توسط یک مرجع مستقل خارج از سازمان ، مرور می شود که سبب افزایش رضایت می شود . اگر اهداف عملکرد مالی برای سازمان تعیین شود، رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد بیشتر است .
- اگر اهداف عملکرد مالی به وسیله شاخص های ارزیابی ویژه ، حمایت شود ، رضایت از ساختارها بیشتر است .
- اگر حسابداری تعهدی به جای حسابداری پول نقد محور ، مبنای اصلی گزارش مالی قرار گیرد ، رضایت بیشتری از ساختار ارزیابی عملکرد مالی وجود خواهد داشت.
- نهایتا اینکه ،اگر گزارش عملکرد مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی شود ،رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد مالی بیشتر است.
نتیجه کلی که می توان از این روابط مثبت گرفت این است که پاسخ دهنده ها از سازمانهای دولتی بیشتر رضایت دارند که از ساختارهای ارزیابی عملکرد مالی پیشرفته تر استفاده می کنند.
نقاط قوت ساختار اندازه گیری عملکرد مالی :
این ساختار در بهبود شفاف سازی ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و تخصص گرایی سهم بسزایی دارد.
اهداف مشخصی تعیین شده که عملکرد سازمان را نشان می دهند. که با معیارهای مورد نیاز هیات قانونگذار همخوانی دارد
این ساختارها به چرخش و گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک می کند.
آنها مدیریت خطر و کنترل داخلی سازمان را بهبود می دهند.
گزارش دوره ای را بهبود می دهند
تهیه و تولید اطلاعات در مورد سازمان را بهبود می دهدو عملکرد را به صورت درست ارزیابی می کنند.
نقاط ضعف ساختار ارزیابی عملکرد مالی :
- فقدان شفافیت ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و اسنجام و جامعیت و تخصص گرایی .
- فقط چند هدف محدود کوتاه مدت تعیین شده که عملکرد سازمان را نشان نمی دهند .
- سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی – انجام کار- بررسی و عمل ،انجام نمی شود .
- کنترل ضعیف داخلی .
- سیستم های ضعیف حسابداری مالی یا گزارش دهی .
- اطلاع رسانی یا ارتباطات ضعیف سازمان.
راهکارهایی برای رفع نقاط ضعف فوق الذکر :
- شفاف سازی ، پاسخگویی و یکپارچگی و تخصص گرایی باید افزایش یابد .
- اهداف بیشتر با چشم انداز طولانی تر تعیین شود که عملکرد واقعی سازمان را ارزیابی کند. کنترل بر اساس پیامدها در مدت زمان طولانی تر از یک سال انجام شود.
- سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی – انجام کار – بررسی – عمل در تمام سازمان اجرا شود .
- کنترلهای داخلی را بهبود دهند.
- بهبود سیستم های گزارش / حسابداری و پاسخگویی مالی .
- بهبود اطلاع رسانی و ارتباطات سازمان .
ساختارهای عملکرد غیر مالی
برای بیشتر سازمانهای دولتی ، سرویس دهی و ارائه خدمات غالبا از دیدگاه دولت انجام می شود . غالبا ترکیبی از پارامترهای مالی و غیر مالی ، بهترین معیار برای عملکرد کل است . اهداف عملکرد غیر مالی عمدتا به وسیله هیات مدیره خود سازمان دولتی تعیین می شود اما گاهی توسط یک هیات یا مرجع اجرایی ،یا مرجع دولتی و یا یک مرجع یا نماینده قانون گذار یا هیات های دیگر هم تعیین می شود. بیشتر بخش های COFOG ،ترکیب مشترکی از مراجع فوق را دارند. وقتی اهداف عملکرد غیرمالی توسط مرجعی خارج از سازمان تعیین شود غالبا تحمیلی به حساب می آیند یعنی بدون مشورت و مذاکره با افراد و پرسنل سازمان تعیین شده اند اما در غیر این صورت حتما با پرسنل سازمان مشورت می کنند .
خصوصیات اهداف عملکرد غیرمالی :
- خروجی ها ؛ مثلا حجم خدمات ارائه شده
- پیامدها؛ مثلا دستیابی به یک هدف استراتژیک
- فرایندها یا فعالیت ها ؛ مثلا بازدهی یا خروجی فرایند
- برنامه ها ؛ این مورد می تواند ترکیبی از سایر موارد باشد اما به اجرای سیاست یا سرمایه گذاری هم مرتبط است .
- ورودی ها ؛ مثلا منابع مصرف شده
ساختار سازمانی ؛ مثلا ایجاد یک نوع تغییر خاص در سازمان
بازبینی و بررسی عملکرد غیرمالی توسط یک مرجع مستقل :عملکرد غیرمالی اکثر سازمان های دولتی توسط یک مرجع مستقل بازبینی می شود . این درصد بازبینی در مورد عملکرد مالی سازمان خیلی کمتر از عملکرد غیرمالی است . بازبینی عملکرد غیرمالی عمدتا توسط حسابرسان دولت، فرد یا هیاتی که برای تنظیم ، کنترل و توسعه عملکرد در این بخش منصوب شده اند و یا حسابرسان خصوصی انجام می شود . در بیشتر سازمان های دولتی یک فرد یا یک گروه کار بازبینی و نظارت برعملکردهای مالی و غیرمالی را انجام می دهد ودر هر حالت بازبینی عملکرد غیرمالی توسط گروه های حرفه ای تر انجام می شود .
روابط و همبستگی فاکتورهای موثر در رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی
همبستگی های رضایت غیر مالی زیر بسیار جالب هستند که در بافت خاص خود بحث می شود:
- اگر اهداف عملکرد غیر مالی برای سازمان تعیین شود، رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد بیشتر است .
- اگر شاخص های ارزیابی ویژه عملکرد غیر مالی تعیین شود، رضایت از ساختارها بیشتر است .
- اگر گزارش عملکرد غیر مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی شود ،رضایت از ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی بیشتر است.
نقاط قوت ساختار ارزیابی عملکرد غیر مالی :
- این ساختار در بهبود شفاف سازی ، پاسخ گویی ، یکپارچگی و تخصص گرایی سهم بسزایی دارد.
- این ساختارها عملکرد سازمان را از دیدگاه وسیعتری نشان می دهند.
- این ساختارها به کامل شدن چرخش و گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک می کند.
- آنها در بهبود مدیریت خطر یا ریسک و کنترل داخلی نقش دارند.
- .آنها به بهبود سیستم های ارزیابی غیر مالی و گزارش دهی دوره ای کمک می کنند.
آنها در ارائه یک تصویر کامل از سازمان و عملیات آن کمک می کنند ، تصویری که درک و فهم آن ساده تر و آسان تر باشد. ساختارهای ارزیابی عملکرد غیر مالی ، سطح اطلاعات مدیران ا ارتقا داده و میزان سازگاری و هماهنگی و قابل قیاس بودن عملکرد با سایرین را افزایش می دهد.
نقاط ضعف سیستم ارزیابی عملکرد غیر مالی :
- فقدان شفاف سازی ، پاسخگویی ، یکپارچگی و جامعیت و تخصص گرایی .
- تعریف کردن معیارهای نامشخص و خیلی انتزاعی که به اهداف استراتزیک سازمان ربطی ندارند و عملکرد واقعی سازمان را نشان نمی دهند .
- این ساختارها به کامل شدن گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک نمی کنند.
- بازبینی توسط یک مرجع مستقل انجام نمی شود و کنترل داخلی ضعیف است.
پیشنهادات زیر را برای بهتر شدن ساختارهای ارزیابی عملکرد غیر مالی سازمان خود ارائه میدهند :
- افزایش دادن شفاف سازی ، پاسخگویی ، یکپارچگی و جامعیت و تخصص گرایی .
– تعریف کردن اهداف ویژه ، قابل ارزیابی ، قابل دستیابی ، مناسب با افق زمانی منطقی که کاملا به اهداف استراتژیک سازمان مرتبط هستند و بهتر عملکرد سازمان را نشان میدهند.
– اجازه دهیم شاخص های عملکرد مالی و غیر مالی ، هر دو به گردش سیکل کنترل مدیریت یعنی برنامه ریزی- انجام کار- بررسی کار- عمل مناسب ، کمک کنند و آن را بهتر سازند چون این دو شاخص با هم ،فرصتهای خوبی برای تصمیم گیری ایجاد می کنند.
- بازبینی و بررسی نحوه اجرای برنامه ها توسط یک مرجع مستقل و بهبود سطح کنترل مدیریت در سازمان .
– بهبود ساختارها و سیستم هایی برای ارزیابی و گزارش بهتر بر اساس شاخص های عملکرد غیر مالی .
- بهبود قابلیت مقایسه عملکرد و یا الگوگیری از عملکرد گذشته و ارائه اطلاعات مناسب در مورد پیامدهای عملکرد غیر مالی.
مقایسه پاسخ های مربوط به ارزیابی عملکرد مالی و غیرمالی
بیشتر سازمان ها دارای اهداف خاصی برای عملکرد مالی و غیرمالی خود هستند با این حال اهداف عملکرد مالی بیشتر از اهداف غیرمالی توسط مراجع خارج سازمان تعیین می شود و اهداف غیرمالی غالبا توسط خود سازمان مشخص می شود . تقریبا در همه سازمان های دولتی عملکرد مالی توسط یک مرجع مستقل بازبینی می شد اما در درصد کمتری از آنها عملکرد غیرمالی توسط مرجع خارجی بازبینی می شود. در هر دو مورد بیشتر بازبینی ها توسط نمایندگان یا بازرسان دولت انجام می شود با این حال در مورد عملکرد مالی از بازرسان خصوصی هم استفاده می کنند.
نقطه نظر و دیدگاه کاربر:
- بخش خصوصی: سازمان دولتی باید یک رویکرد مشابه بخش خصوصی برای کار داشته باشد . سازمان دولتی باید تولید ارزش و پول کرده و بر ارتقای سطح ارزش ها تاکید کند.
- حسابداری تعهدی : هر چه مردم و افراد بهتر حسابداری تعهدی را بشناسند ، بهتر میتوانند عملکرد را تحلیل کنند.
- قیاس پذیری : از گزارشها و رویکردهای مشابه برای ازیابی عملکرد در کشورهای مختلف استفاده می شود ،اما ما به یک استاندارد بین المللی نیاز داریم و باید یک استاندارد مشترک در مورد نحوه اجرای ساختارهای ارزیابی عملکرد در بخش دولتی وجود داشته باشد.اگرچه رویکردها و نرم افزارهای متعددی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد ولی هر یک از آنها نقاط ضعف و قوت خود را دارند که IFACباید یک رویکرد ارزیابی استاندارد را معرفی کند.
- بازبینی و نظارت مستقلانه : IFACبه عنوان یک مرجع استاندارد و قانونی باید تحقیق مشابهی در زمینه میزان ضرروت وجود ناظران و بازرسان خارجی برای ارزیابی و ممیزی پیامدها و نتایج ارزیابی عملکرد و گزارش آن در بخش دولتی انجام دهد.
نتیجه گیری:
- حسابداران حرفه ای با ظرفیت های گوناگون در سازمانهای استخدام می شوند البته در بخش ممیزی داخلی و مشاوره در مورد تصمیم گیری یا تعیین استراتژی هم فعال هستند . حسابداران حرفه ای به پست های مدیریتی و ارشد هم منصوب می شوند.
- اهداف عملکرد مالی و غیر مالی به وسیله شاخص های ارزیابی ویژه عملکرد (KPI ) حمایت می شوند . پاسخ دهندگان سازمانهای دولت که اهداف و شاخص های ارزیابی عملکرد برای سازمان آنها تعیین شده ، بیشتر از ساختار ارزیابی عملکرد سازمان خود رضایت داشتند.
- استفاده از حسابداری تعهدی در سازمان ها دولتی کم کم رایج شده است و پاسخ دهنده ها از ساختار ارزیابی عملکرد سازمانهایی رضایت بیشتری داشتند که از حسابداری تعهدی به عنوان بیس بودجه بندی و تخصیص اعتبار و گزارش مالی خود استفاده می کند.
- گزارش های سالانه غالبا در ترکیب با سایر فرم های گزارش دهی ،مهمترین ابزار برای نشان دادن پاسخگویی و مسئولیت پذیری سازمان های دولتی از همه بخش ها و کشورهاست.
- در اکثر پاسخ ها، گزارشهای مربوط به عملکرد سازمان تحت بازبینی یک مرجع خارجی و مستقل قرار می گیرد .
- به طور کلی ، پاسخ دهنده ها از ساختارهای ارزیابی عملکرد کنونی سازمانها رضایت داشتند و به نظر می رسد بیشتر از سازمانهایی رضایت دارند که از ساختارهای پیشرفته تر استفاده می کنند.
- بیشتر پاسخ دهنده ها عنوان کردند که در بخشی که آنها فعالیت می کنند ،باید یک ساختار کنترل و ریسک فعال شود.