[argess]

چگونه نرم‌افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟

 در گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و معمولا حسابداران از دفاتری قطور استفاده می‌کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسب‌و‌کار را ثبت کنند اما در عصر دیجیتال، حتی کسب‌و‌کارهای کوچک نیز می‌توانند از طیف گسترده نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار استفاده کنند.

این طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش می‌دهند بلکه می‌توانند منبـع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسب‌و‌کار کمک می‌کند؛ از پیش‌بینی میزان تولید و فروش در ماههای آتی گرفته تا شناسایی اقلامی که بیش از حد نیاز تولید شده و سرویس‌هایی که کمترین سودآوری را برای کسب‌وکار شما داشته‌اند و مانند آن . اما در میان انفجاری از ارائه محصولات نرم‌افزاری پیچیده و برنامه‌های آنلاین، یافتن نرم‌افزاری که امکانات آن بیشترین انطباق را با کسب‌و‌کار شما داشته ‌باشد می‌تواند به یک چالش تبدیل شود.

به منظور انتخاب یک نرم‌افزار مناسب باید درکی مناسب از برخی از اصول حسابداری در کسب‌و‌کار خاص خود داشته باشید همچنین دیدگاهی مناسب نسبت به نیازهای حسابداری در کار خود و ارزیابی مناسب از محصولات موجود. انواع محصولات حسابداری موجود طیف نرم‌افزارهای موجود برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد:

- بسته حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک
- برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌و‌کار
- برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب
- نرم‌افزارهای رایگان.

در زیر به شرح هر دسته و ذکر نمونه‌هایی از محصولات محبوب در هر گروه می‌پردازیم:

الف) برنامه حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک
بسیاری از محصولات پرفروش در این گروه قرار دارند که از طریق ایجاد ابزارهای حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن‌ها نیاز دارید را فراهم می‌کنند که پاسخگوی اغلب نیازهای کسب‌و‌کارهای کوچک هستند.
از پرفروش‌ترین آن‌ها در خارج از کشور می‌توان به QuickBooks Intuit اشاره کرد که در ورژن‌های مختلف موجود است و نسخه‌ای از آن را می‌توان در بخش add-ons در فایرفاکس یافت. Peachtree . یکی دیگر از محصولات محبوب و پرفروش در این زمینه است.
در ایران نرم افزار هایی مانند : - هلو محصول شرکت طرفه نگار - سپیدار محصول شرکت سپیدار سیستم - قیاس محصول گروه نرم افزاری سیاق - سما (سیستم مالی ارگس ) محصول شرکت داده پردازان ارگس جزء نرم افزار های محبوب می باشند که برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده اند.

ب) نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌و‌کار
در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالا‌تر و امکانات بیشتر قرار می‌گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسب‌و‌کار نیاز دارید نیز می‌شود مانند کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صدور صورت‌حساب، خرید و حتی مدیریت منابع سازمانی (ERP) از محبوب‌ترین نرم افزار‌ها در این حوزه در خارج از کشور می‌توان به netsuite و SAP و Oracle و Microsoft Nav اشاره کرد که هر آنچه را در حوزه مالی بدان نیاز دارید در یک جا گرد آورده‌ است.
در ایران نیز نرم افزارهایی مانند : - همکاران سیستم - تدبیر محصول پردازش موازی سامان - رایورز - نرم افزار حسابداری باتیس محصول شرکت داده پردازان ارگس دارای امکانات وسیعی هستند که می توانند بهترین گزینه ها برای کسب و کارهای بزرگتر باشند.

ج) نرم‌افزارهای رایگان
برخی شرکت ها برای نفوذ در بازار و گسترش کسب و کار خود تمام یا بخشی از نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند. اگر چه باید در مورد استفاده از نرم‌افزارهای رایگان محتاطانه عمل کرد ولی گاهی اوقات می بینیم که شرکت های معتبر نیز برای مدتی محدود نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند که فرصت مناسبی برای کسانی است که می خواهند در هزینه هایشان صرفه جویی کنند. در ایران شرکت چارگون که معروفترین شرکت تولید کنند اتوماسیون اداری است و از نظر بنده برند اول بازار ایران است نرم افزار اتوماسیون اداری خود را به صورت کاملا رایگان ارائه می کرد. ولی نرم افزاری که ارائه می کرد یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار بود و پشتیبانی قوی نیز ارائه می کرد. البته پشتیبانی آن رایگان نبود ولی به هر حال مشتری در ابتدای کار هزینه بالایی پرداخت نمی کرد و بسیار به صرفه بود. در ایران شرکت داده پردازان ارگس اقدام به ارائه نرم افزار حسابداری مالی به صورت رایگان کرده است. برای دریافت نرم افزار و کسب اطلاعات بیشتر می توانید به سایت شرکت داده پردازان ارگس مراجعه نمایید .

نیازهای حسابداری خود را بشناسید
نخستین گام در انتخاب نرم‌افزار حسابداری این است که نیازهای حسابداری خود را بشناسید  به آنالیز مناسب نیازهای مدیریتی و مالی خود بپردازید. در این راستا باید به سوالات واضح و سوالاتی که شمارا به فکر وا می‌دارد پاسخ دهید، برنامه‌ریزی و صرف زمان مناسب در این مرحله باعث می‌شود به این زودی نیازی به تغییر نرم‌افزار خود نداشته ‌باشید.

چه چیزهایی باید در مورد کسب‌و‌کار خود بدانید؟
قبل از هر چیز باید مطمئن شوید که سواد مالی شما در حد مطلوبی قرار دارد، چرا که بسیاری این تصور اشتباه را دارند که لازم نیست در مورد حسابداری مالی چیزی بدانند چرا که نرم‌افزار به جای آن‌ها این کار را انجام‌ می‌دهد .
روش‌های زیادی وجود دارد که یک مدیر می‌تواند در زمینه اطلاعاتی که کسب‌و‌کار وی نیاز به نگهداری دارد تا بر مبنای آن تصمیمات صحیح بگیرد و گزارش‌هایی که باید تهیه شود اطلاعات کسب کنند. مانند خواندن کتاب، گذراندن کلاس‌های مرتبط با این موضوع و سرچ در اینترنت. موضوع مورد توجه دیگر نوع کسب‌و‌کار شماست که باید متناسب با آن اطلاعات خاصی را نگهداری کنید. برای مثال اگر شما یک تولیدکننده هستید باید در مورد لیست کالا، ادارهٔ بخش‌ها و کارگران اطلاعات کافی داشته باشید یا یک کیلینیک نیاز به برنامه‌ای خاص در زمینه صدور صورت‌حساب مربوط به شرکت‌های بیمه دارد البته ممکن است بسیاری از مدیران این کار را بر عهده مشاوران بگذارند.

با حسابدار و کارکنان خود صحبت کنید
اگر در کسب‌و‌کار خود دارای حسابدار یا مشاور هستید بهتر است قبل از هرگونه اقدامی با این افراد متخصص مشورت کنید. اکثر آن‌ها تجربه کار با افراد و مشاغل مشابه شما را داشته‌اند و به‌خوبی نوع کسب‌و‌کار شما و نیازهای مرتبط با آن را می‌شناسند در نتیجه قادرند نرم‌افزاری را به شما معرفی کنند که از طریق آن، اطلاعاتی که در حوزه محاسبات مالی شرکت بدان‌ها نیاز دارید به بهترین شکل جمع‌آوری می‌شود.

در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش IT، تقریبا به اندازه حسابداری اهمیت دارد، چرا که باید امکانات سخت‌افزاری خود را نیز به‌ خوبی بشناسید. بسته نرم‌افزارهای حسابداری از دیتابیس‌های بزرگی استفاده می‌کنند و معمولا شامل چندین دیتاتیبل است که با هم کار می‌کنند بنابراین قبل از هر چیز امکانات سخت‌افزاری خود را بررسی کنید چرا که با افزایش اطلاعات حسابداری که معمولا به سرعت اتفاق می‌افتد، فضای سخت‌افزاری بیشتری برای ذخیره این اطلاعات لازم می‌شود.

قبل از آغاز به خرید باید به چه نکاتی توجه کنید؟

الف) محدودیت‌های بودجه خود را بشناسید
نکته کلیدی میزان بودجه شماست. نرم‌افزارهایی مانند سما و هلو خیلی هزینه‌بر نیستند اما هرچه بر نرم‌افزارهای حسابداری که ویژهٔ فعالیت‌های صنعتی هستند تمرکز کنید قیمت بالا و بالا‌تر می‌رود، بیشتر آن‌ها با خدمات کمکی مانند نصب، تاسیسات، آموزش و آپدیت همراه هستند، هرچه نرم‌افزار‌ها از حالت عمومی خارج شده و به فعالیت‌های خاص‌تر اختصاص یابد هزینه آن‌ها نیز بالا‌تر می‌رود و معمولا به پرداخت‌های سالانه برای آپدیت نیاز دارند که باید تمام این هزینه‌ها را به عنوان فاکتوری در اختصاص بودجه‌های خود در نظر بگیرید.

ب) با مشاورانی در حوزه سایر کسب‌و‌کار‌ها و نرم‌افزار‌ها در تماس باشید
سعی کنید بفهمید افراد دیگر که در صنعت مشابه شما فعالیت دارند از چه راهکارهایی استفاده می‌کنند البته مشخصا به دلیل مسائل رقابتی رسیدن به آن مشکل است اما حداقل از نحوه فعالیت برخی از رقیبان خود مطلع شوید. نشست‌ها و میزگرد‌ها می‌تواند بهترین مکان برای اینگونه گفتگو‌ها باشد همچنین می‌توانید از حسابدار خود در این رابطه سوال کنید چرا که احتمالا برای افرادی دیگر در صنعت شما کار کرده ‌است.

ج) لیستی از توقعات خود آماده کنید
پس از اینکه اطلاعات لازم را دریافت کردید لازم است با خود فکر کنید که توقع دارید یک نرم‌افزار حسابداری چه کارهایی برای شما انجام دهد، البته مسلما نمی‌توانید برنامه‌ای بیابید که پاسخگوی تمام خواسته‌های شما باشد، از این رو باید لیست توقعات خود را اولویت‌بندی کنید.
بسیار مهم است که شرکتی که از آن نرم افزار می خرید امکان اعمال تغییرات در نرم افزار را بر اساس نیاز شما داشته باشد. ممکن است شما نیاز خاصی داشته باشید که هم اکنون در هیچ نرم افزاری نباشد ولی شرکتی که شما از آن نرم افزار می خرید می تواند آنرا برای شما انجام دهد.

و بالاخره، تصمیم نهایی را بگیرید!

اکنون شما مراحل لازم را طی ‌کرده‌اید، با افرادی داخل و خارج از سازمان خود صحبت کرده‌اید و با ادعای فروشندگان مختلف در مورد نرم‌افزار آن‌ها آشنا شده‌اید، برخی نرم‌افزارها را تست کرده‌اید یا حداقل شمای کلی آن را مشاهده کرده‌اید، اکنون همه چیز به شما بستگی دارد، به نیازهای آنالیز شده خود اولویت دهید و اطمینان حاصل کنید که گزینه انتخابی شما بیشتر فاکتورهای مهم مورد نظر شما را پوشش می‌دهد و بدانید که بهترین بسته نرم‌افزار حسابداری وجود ندارد ولی مسلما بسته‌ای وجود دارد که برای شما بهترین باشد.

منبع: داده پردازان ارگس

[accpapers]

انتخاب نرم افزار حسابداری سازمانی مناسب

تقریبا هر شرکتی بدنبال راه‌هایی است که بتواند سود خالص خود را بهبود بخشد. یکی از بهترین روش‌ها برای انجام اینکار از طریق نرم افزار حسابداری سازمانی است. این نوع نرم افزار، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را با نرم افزار حسابداری در یک راه‌حل ادغام می کند. ترکیب این دو چیزی نرم افزار چیزی فراتر از کار تک تک آن دو انجام می دهد و می تواند به شرکتی مانند شرکت شما در جریان حرکت به سمت افزایش پیچیدگی محیطی، قابلیت مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بیشتری عرضه می کند.

در نرم افزار حسابداری سازمانی بدنبال چیزی باید بود

بسیاری از شرکت‌های جهانی پیش از این نیز نسخه‌ای از نرم افزار حسابداری سازمانی غالبا بسیار استوار را داشته‌اند. با اینحال، بسیاری از شرکت‌ها به آن اندازه بزرگ نیستند و نیازشان، حداقل در آغاز کار، کوچکتر از شرکت‌های چند ملیتی است. برخی از بزرگترین ارائه‌دهندگان راه‌حل ERP در جهان شروع به هدف‌گذاری شرکت‌های کوچکتر کرده‌اند و این امر موجب بالا رفتن سطح انتظارات و استانداردها تمام ارائه‌دهندگان نرم افزار حسابداری شده است.

همکاری بزرگان صنعت با سازمان‌های کوچکتر به این سازمان‌ها امکان داده است تا منافع بسیار بیشتری از بابت نرم افزار حسابداری سازمانی عایدشان شود. اکنون دیگر برخلاف گذشته و بجای عرضه نسخه‌ها پایین‌تر، شرکت‌ها نرم افزارهای شروع به عرضه نرم افزارهای حسابداری سازمانی نموده‌اند که بمراتب استوار تر است و امکاناتی دارند که کمی پیش ازاین وجود نداشته است. شرکت‌هایی نظیر شرکت شما دیگری نیازی نیست که سرویس‌ها یا محصولات سطح پایین‌تر را بپذیرند چون بهترین نرم افزار تقریبا در دسترس همه قرار دارد.

بهنگام خرید بسته‌های نرم افزار حسابداری سازمانی کیفیت‌های گوناگونی وجود دارد که بایستی توجه کرد. اولا بایستی براحتی بتواند بر روی سیستم نصب و بسرعت توسط کاربران نهایی قابل راه‌اندازی باشد. جز در شرایط خاص، استقرار نرم افزار حسابداری سازمانی چندان پیچیده و گران نخواهد بود و اگر هم چنین باشد معمولا دارای امکانات ارزشمندتری است. ثانیا اطمینان حاصل کنید که بسته نرم افزاری قابل سفارشی‌سازی باشد. تمام شرکت‌ها حتی در داخل یک صنعت نیازهای مختلفی دارند. آنچه که برای سایر مشتریان ارائه‌دهندگان نرم افزار حسابداری سازمانی کارساز یوده ممکن است برای شرکت دیگر کار نکند. قابلیت سفارش‌سازی یکی از مزایای بزرگی است که راه‌حل نرم افزاری می تواند فراهم نماید.

در مرحله بعد، راه‌حل‌های نرم افزار حسابداری سورس باز هستند که بطور روزافزونی محبوبیت پیدا می کنند. ازآنجاییکه معمولا هزینه کمتری دارند و و راه‌اندازی‌اشان سریعتر است، بسیاری از شرکت‌ها این نرم افزار را گزینه خوبی می یابند. همچنین راه‌حل نرم افزاری سازمانی با کیفیت بایستی بتواند همراه با شرکت رشد کند. با گسترش سازمان شما، نیاز به یک راه‌حل حسابداری و سازمانی استوار نیز بیشتر می شود.

نهایتا یک سیستم حسابداری سازمانی با کیفیت بایستی قادر به ارتباط با سایر راه‌حل‌های تجاری نظیر مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت دارایی، مدیریت چرخه عمر محصول، و میزبان سایر گزینه‌ها باشد. پیدا کردن شرکتی که راه‌حل کامل مبدء به مقصد ارائه دهد که با نیازهای کسب و کار شما سازگار باشد می تواند مشکل باشد، اما تا زمانیکه نرم افزار حسابداری سازمانی بتواند با سایر اپلیکیشن‌های کسب و کارتان یکپارچه شود هیچ مشکلی نخواهد بود. برخی مواقع توصیه می شود که ماژول‌های زیادی تا حد ممکن از یک ارائه دهنده خریداری شود تا برقراری ارتباط هموار میان نرم افزار حسابداری سازمانی و سایر اپلیکیشن‌های تجاری اطمینان حاصل شود. سایرمواقع این آپشن بسیارپرهزینه است و در این موارد کار عاقلانه این است که با نگاه به آینده نیازهای آتی‌اتان را تشخیص دهید و اطمینان حاصل کنید که راه‌حل‌هایی را که اکنون بنظر شما کارآمد می رسند در طولانی مدت نیز مفید واقع شوند.

[accpapers]

نرم افزار حسابداری تجاری کوچک چگونه می‌تواند به کسب و کارهای کوچک و متوسط در تداوم حرکتشان کمک کند

بنا به دانش عمومی، شرکت‌های بزرگ نسبت به کسب وکارهای کوچک امتیازاتی دارند. منابع مالی و ایستگاه‌های کاری بزرگتر آنان می تواند صرفه حاصل از مقیاس را در پی داشته باشد که کسب و کارهای کوچک و متوسط از آن بی‌بهره‌اند. با اینحال نرم افزار تجاری کوچک جایی است که در آن، کسب و کار کوچک می‌تواند دوش به دوش رقبای بزرگتر خود حرکت کند. پیاده‌سازی یک راه‌حل حسابداری استوار می‌تواند به تداوم حرکت کسب و کارهای  کوچک و متوسط کمک کند تا روزی به یک شرکت بزرگ تبدیل شوند.

سازمان‌دهی با نرم افزار حسابدرای تجاری کوچک

یک سیستم حسابداری پیشرو مزایای بسیاری برای یک کسب و کار کوچک و متوسط معمولی فراهم خواهد آورد. یکی از موثرترین تغییراتی که در سازمان بوجود می‌آورد این است که بسیاری از بخش‌های کسب و کار را به فعالیت وا می‌دارد. نرم افزار حسابداری تجاری کوچک پروسه جستجو برای فاکتور یا اطلاعات مالی مشتری خاص را ساده‌سازی می کند؛ به این ترتیب نمایندگان سرویس مشتریان می تواند با سرعت بیشتری به درخواست‌های مشتری پاسخ داده و مهارت و حرفه‌ای بیشتری به نمایش بگذارند.

پیشرفت دیگری که از بکارگیری نرم افزار حسابداری تجاری کوچک قابل حصول است، توانایی سفارشی‌سازی فاکتورها است که ظاهر آن‌ها را دقیقا به شکلی که کارکنان و مشتریان انتظار دارند در می‌آورد. سفارشی‌سازی موجب افزایش دقت گزا‌رشگیری مالی شرکت میشود که در نهایت به کاهش پیچیدگی و نگرانی کمتر یا کاهش شکایات مشتریان منجر می‌شود.

شرکت‌های بزرگ هزاران دلار بابت طراحی لگوهای سفارشی صرف می کنند تا توجه مخاطبان هدف خاص را به محصولات خود جلب کنند. نرم افزارهای حسابداری تجاری کوچک را برای یافتن این قابلیت با یکدیگر مقایسه کنید؛ شرکت‌های می توانند بدون آنکه برای شرکت طراحی لگو که از فرهنگ شرکت و مشتریان آن شناختی ندارند هزینه‌ای بپردازند، طراحی لگو را خود بعهده بگیرند.

نرم افزار حسابداری تجاری کوچک اطلاعات مدیریتی تفصیلی را برایتان فراهم می کند

شرکت‌ها همچنین از نرم افزار حسابداری تجاری کوچک برای ایجاد گزارش‌هایی استفاده می‌کنند که مدیران ارشد را قادر می‌سازد تا متریک‌های تجاری را تحلیل کنند. برای مثال، فیسبوک از نرم افزار حسابداری برای تحلیل تمایلات و عدم تمایلات مشتریان استفاده می کند و سپس از این اطلاعات برای شخصی‌سازی آگهی ‌ها بر حسب علایق خاص کاربران مورد استفاده قرار می‌دهد. خرده فروش مد، امپریو آرمانی، سوابق خرید مشتریان و درخواست‌هایشان را نگهداری می‌کند و سپس زمانیکه آیتم‌های مشابهی برای خرید موجود شود با آنان تماس می‌گیرد. شرکت‌های با استفاده از نرم افزار حسابداری تجاری کوچک بهتر می‌توانند خریدهای مشتریان را ردیابی و محصولات یا خدمات مورد پسند مشتریان را شناسایی کنند و درنتیجه آنچه را که آنان حقیقتا بدنبال خریدش هستند به آنان عرضه کنند.

زمانیکه شرکت‌ها به اطلاعات خاصی از مشتری نیاز پیدا کنند، نرم افزار حسابداری تجاری کوچک برای یافتن داده مورد نظر کل بانک اطلاعاتی را جستجو خواهد کرد. بزرگترین شرکت‌ها از نرم افزارهای قدرتمندی استفاده می کنند که از قابلیت جستجوی یک شخص منفرد در داخل چندین بانک اطلاعاتی حاوی اسناد، برخوردار است. گرچه نرم افزار حسابداری تجاری کوچک که از لحاظ قیمت برای بسیاری از شرکت‌ها مناسب است، چندان استوار نیست، ولی در انجام تکالیفی که بسیاری از کسب و کارهای کوچک مجبور به اجرا آن هستند، بسیار توانمند عمل می کنند.

نرم افزار حسابداری پیشرو برای کسب و کارهای کوچک از این قابلیت برخوردار است که در صورتیکه مشتری صرفا بتواند شرحی از محصولات خریداری‌شده، تاریخ خرید یا سایر فیلدهای داده‌ از تراکنش خرید را ارائه دهد، می تواند تاریخچه تراکنش را جستجو کند. برنامه‌های مختلف حسابداری کسب وکارهای کوچک ممکن است جستجو را به روش‌های مختلف انجام دهند تا بهنگام یافتن اطلاعات خاص توسط نماینده پشتیبانی مشتریان گزینه‌های متعددی پیش پای وی قرار دهند. توانایی بازیابی سریع و دقیق اطلاعات مشتری تصویر حرفه‌ای از شرکت ارائه می‌کند که نتیجه رضایت بیشتر مشتریان است.

با پیاده‌سازی راه‌حل نرم‌افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک استوار، شرکت‌های کوچک و متوسط به مشاهده‌پذیری، کارآیی و انسجام دست می یابند؛اینکار به حرکت شرکت تداوم می بخشد تا در نهایت به رشد و سودآوری مورد انتظارشان دست یابند.

[mshafiee]

این روزها نرم افزارهای حسابداری زیادی در دسترس کاربران هستند. تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزار حسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوت است. از نرم افزار حسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟

هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزار حسابداری میخرید؟

خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزار حسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشان برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.

سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.

درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.

• نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران
  
• نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران
  

این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
حتما مقاله بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی دارد؟ مطالعه کنید.

۱- نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران

دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.

آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند. با تعریف کدینگ حسابداری و تهیه گزارشها، منطبق با قوانین و مقررات حسابداری شرکتها آشنایی زیادی ندارند.
اگر برای یک فروشگاه یا یک کسب و کار خارج از ساختار شرکتی رسمی، نرم افزار حسابداری میخواهید و قرار است یک غیرحسابدار با این نرم افزار کار کند، به دنبال نرم افزارهای ساده باشید.

نرم افزاری که سریعترین و ساده ترین راه برای ثبت فاکتورهای فروش، دریافت نقد و چک و محاسبه مانده مشتری را داشته باشد.

در این دسته از نرم افزارهای حسابداری، نیازی نیست کاربر به تعریف کدینگ حسابداری تسلط داشته باشد. معمولا کدینگ از پیش تعریف شده ای وجود دارد و ثبت حسابداری اسناد فروش و دریافت و پرداخت به طور خودکار اتفاق می افتد. مسلما محدویتهای زیادی وجود خواهد داشت که شاید برای یک حسابدار حرفه ای قابل قبول نباشد اما کار یک فروشگاه یا کسب وکار خیلی کوچک را راه می اندازد.

۲- نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

اگر هدف شما تهیه نرم افزار حسابداری برای یک شرکت است و باید گزارشهای استاندارد به سازمانهای دولتی و ذینفعان داخلی و خارجی ارائه دهید، حتما حضور یک حسابدار حرفه ای و یک نرم افزار حسابداری شرکتی که بر اساس قوانین و مقررات روز طراحی شده باشد، لازم و ضروری است. نرم افزار حسابداری کاملی که قادر باشد انواع گزارش های تراز، دفاتر کل، معین و همینطور گزارش های آماری و مقایسه ای حسابها را ارائه دهد.

در این نوع نرم افزارهای حسابداری، حسابدار باید کاملا در تعریف و پیاده سازی کدینگ حسابداری آزاد باشد. پیاده سازی مفهوم حسابهای نفصیلی شناور در این نوع نرم افزارهای حسابداری، انعطاف پذیری و سودمندی نرم افزار را افزایش میدهد.

مهم است که گردش کار فروش و انبار بر اساس نیاز خریدار قابل پیاده سازی باشد و امکان طراحی گزارشهای جدید بر اساس نیاز کاربر وجود داشته باشد.

همچنین امکانی لازم است تا حسابدار تعیین کند، ثبت حسابداری معادل اسناد فروش، انبار و دریافت و پرداخت به چه صورت و در چه زمانی در سیستم حسابداری اتفاق بیفتد. علاوه بر آن، نرم افزار حقوق و دستمزد برای محاسبه حقوق پرسنل، محاسبات بیمه و مالیات و تهیه فایلهای اطلاعاتی برای ارسال به سازمانهای مرتبط الزامی است.

به طور خلاصه باید گفت برای آنکه در انتخاب یک نرم افزار حسابداری نتیجه خوبی بدست آورید، ابتدا نوع کاربری نرم افزار را مشخص کنید، سپس در نرم افزارهای حسابداری همان سطح دنبال گزینه مناسب باشید. ممکن است نرم افزارهایی را ببینید که امکانات زیادی دارند، اما دقت کنید که این امکانات کار حسابداری شما را ساده تر میکند یا پیچیده تر.