[سمانه علی پور]

سلام.خسته نباشید.عذر میخوام وقتی میگن درمورد خزانه سوال میپرسیم یعنی چی میپرسن و خزانه چی هستش؟

[Masoud_MI]

سلام دوست گرامی

یکی از بخش‌های عملیاتی مهم در حسابداری، خزانه داری یا حسابداری خزانه می‌باشد. در ابتدا باید با مفهوم خزانه داری آشنا شد.


مفهوم خزانه داری

بخشی از دارایی‌های هر بنگاه اقتصادی موجودی نقد و اسناد دریافتنی آن مجموعه می‌باشد. با توجه به اینکه هر رویداد مالی باید در نرم افزار حسابداری ثبت شود، ثبت و کنترل مغایرت گیری اسناد (چک، سفته، برات) و وجوه نقد، عملیات دریافت و پرداخت با خزانه داری می‌باشد. عملیات خزانه داری به دو بخش عملیات نقدی و عملیات غیر نقدی تقسیم می‌شود.

1- عملیات دریافت و پرداخت نقدی

حساب‌های صندوق و تنخواه‌گردان و بانک، حساب‌های نقد هر موسسه و یا شرکت می‌باشند و هر گونه واریز و برداشت یا انتقالی بین این حساب‌ها عملیات نقدی می‌باشد. عملیات نقد در همان تاریخ وقوع ثبت می‌گردد و طی یک عملیات نقدی یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار می‌شود. یکی از طرف حساب‌ها ممکن است حسابی غیر از بانک و صندوق و تنخواه باشد، مثلاً پرداخت از جاری شرکا به صندوق یا واریز به بانک توسط بدهکاران تجاری.

2- عملیات دریافت و پرداخت غیر نقدی

در سیستم دریافت و پرداخت برخی از عملیات بصورت تعهدی و مدت‌دار انجام می‌گردد، جهت انجام عملیات تعهدی راهکارهای مختلف بانکی وجود دارد که طی تمام این راهکارها یک سند در وجه ذی‌نفع صادر می‌گردد که در تاریخی مشخص شده قابلیت نقد شوندگی دارد؛ از جمله این اسناد می‌توان چک و سفته را نام برد. در زمان دریافت و پرداخت این اسناد وجهی منتقل نمی‌شود بلکه صادر کننده متعهد به پرداخت وجه در تاریخ مشخص شده می‌گردد.


حدود مسئولیت‌ها و اختیارات حسابدار وجوه (خزانه دار)

- نگهداری و کنترل حساب‌های بانکی شرکت.

- صدور و دریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی.

- نگهداری تنخواه‌گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار.

- رفع مغایرات بانکی.

- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.

- پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه‌‌های بانکی و اعتبارات.

- ثبت اسناد حسابداری مرتبط.


شرح وظایف خزانه دار

- انجام کلیه امور محوله صرفاً بر اساس روش‌های مدون، آئین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روش‌های لازم در زمینه‌های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روش‌های موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافوق خود قبل از هرگونه اقدام اجرائی.

- بایگانی کلیه نامه‌ها، اسناد حسابداری و مدارک وارده به امور مالی با مجوز مدیر مالی در فایل‌ها و پرونده‌های طبقه‌بندی شده مشخص به گونه‌ای که دسترسی به آن‌ها در حداقل زمان ممکن میسر باشد.

- تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.

- نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل به صورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن.

- دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرم‌های رسید و آماده سازی آن‌ها جهت واگذاری به بانک در اسرع وقت.

- ارائه چک‌های دریافتی به بانک، پس از انجام پشت نویسی و امضاء مقام مجاز و کنترل‌های تکمیلی لازم.

- دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی و حقوقی، در ارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایر اسناد تضمینی و اوراق بهادار مربوط به شرکت که از سوی مدیر مالی ارجاع می‌گردد و حفاظت و نگهداری آن‌ها در محل امن (گاوصندوق) و ارائه یک نسخه از رسید و اصل مدارک به حسابداری.

- صدور چک پس از دریافت فرم مجوز صدور و منطبق با مفاد آن و ارسال چک‌های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت

- نگهداری دسته چک‌ها یا چک‌های صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذی‌نفع.

- پیگیری امور مربوط به بانک و دریافت چک‌های برگشتی از طریق مراجعه مستمر و منظم به بانک‌هایی که شرکت در آن‌ها دارای حساب می‌باشد و دریافت کلیه اعلامیه‌های بانکی و غیره، جهت ارائه به حسابداری پس از گزارش به مافوق.

- نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه‌گردان شرکت و انجام پرداخت‌های مجاز و مرتبط با مأموریت تنخواه‌گردان در چارچوب آئین‌نامه.

- تهیه صورت گردش صندوق و ارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل و تأمین موجودی.

- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه از موجودی بانک‌ها و کلیه دریافت و پرداخت‌ها.

- ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق.

- تهیه پیش‌نویس نامه‌ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حساب‌ها یا سایر موارد مرتبط با بانک‌های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی.

- تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.

- بررسی و کنترل صحت متن چک‌های صادره با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.

- تحویل مدارک و اسناد موجود در بایگانی، به کارکنان یا سایر اشخاص مجاز، برای استفاده در امور مرتبط در قبال اخذ رسید.

- مراجعه به بانک‌ها جهت وصول چک‌های صادره (تنخواه‌گردان، حقوق، ...) یا جابجایی و وصول چک‌های دریافت شده از مشتریان شرکت.

- تحویل چک‌های صادر شده به همراه فرم‌ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تأمین اجتماعی، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.

- تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکت‌های ذینفع.

- پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداخت‌های نقدی دارای مجوز پرداخت.

- پیگیری ضمانتنامه‌های بانکی درخواست شده از بانک‌های طرف حساب و اقدام در جهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آن‌ها.

- پیگیری جهت ابطال ضمانت‌نامه‌های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه‌های مربوطه از بانک‌ها.

- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حساب‌های بانکی و موجودی‌های نقد و سایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.

- تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانت‌نامه‌های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق.

- محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی به منظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه.

- صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت و وصول یا برگشت چک‌ها و اعلامیه‌های صادره از سوی بانک.

- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم‌های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آن‌ها از شرکت‌های مربوطه.

- تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

- تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیت‌های تعیین شده ازسوی مدیر مالی محول می‌گردد.


با احترام...